Gestire i file e le cartelle può essere un compito scoraggiante, soprattutto se si hanno molti dati da gestire. Sia che stiate cercando di organizzare i vostri file, di salvarli o di fare il backup dei vostri messaggi Gmail, ci sono alcune cose che dovete sapere. In questo articolo risponderemo ad alcune delle domande più comuni sulla gestione dei file e vi forniremo alcuni suggerimenti per aiutarvi a spostare, salvare e fare il backup dei vostri file.
Spostare i file all’interno di una cartella è semplice e può essere fatto in pochi passi. Innanzitutto, è necessario individuare il file che si desidera spostare. Una volta individuato, fare clic e tenere premuto il file e trascinarlo nella posizione desiderata all’interno della cartella. È anche possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sul file e selezionare l’opzione “taglia”, quindi fare nuovamente clic con il pulsante destro del mouse sulla posizione desiderata e selezionare “incolla”. È importante notare che se si sposta un file in una cartella diversa, non sarà più presente nella cartella originale.
Il salvataggio di un file è fondamentale perché garantisce che i dati siano conservati e facilmente accessibili. Per salvare un file, occorre innanzitutto creare o aprire un documento. Una volta terminate le modifiche, fare clic sulla scheda “File” e selezionare “Salva” o “Salva con nome” se si desidera salvarlo con un nome diverso. È anche possibile utilizzare la scorciatoia “Ctrl + S” per salvare rapidamente.
Il backup della posta di Gmail è importante, soprattutto se si hanno messaggi importanti che si vogliono tenere al sicuro. Google fornisce uno strumento integrato per il backup dell’account Gmail. Per farlo, è necessario andare su “Impostazioni”, quindi su “Inoltro e POP/IMAP”. In “Accesso IMAP”, selezionare “Abilita IMAP” e salvare le modifiche. Successivamente, scaricare e installare un client di posta elettronica di terze parti, come Thunderbird o Outlook, e collegarvi l’account Gmail. Infine, utilizzare il client per scaricare e fare il backup delle e-mail.
La posizione dei messaggi di posta elettronica salvati dipende dal client di posta elettronica utilizzato. Ad esempio, se si utilizza Microsoft Outlook, le e-mail vengono salvate in un file PST. Se invece si utilizza Thunderbird, vengono salvate in un file MBOX. È anche possibile scegliere di salvare le e-mail in diversi formati, come PDF o HTML.
L’archiviazione dei messaggi di posta elettronica in Outlook è un ottimo modo per svuotare la casella di posta e tenere al sicuro i messaggi importanti. Per creare un file di archivio in Outlook, è necessario andare su “File” e selezionare “Opzioni”. In “Avanzate”, fare clic su “Impostazioni di archiviazione automatica” e impostare le opzioni in base alle proprie preferenze. È anche possibile archiviare manualmente gli elementi selezionandoli e facendo clic su “Archivia” nella scheda “File”.
Salvare un’e-mail in formato PDF è utile quando si desidera condividerla con qualcuno che non ha accesso al proprio client di posta elettronica. Per salvare un’e-mail in formato PDF, è necessario aprire l’e-mail, fare clic su “File” e selezionare “Stampa”. Nella finestra di dialogo di stampa, scegliere “Microsoft Print to PDF” come stampante e fare clic su “Print”. In questo modo l’e-mail verrà salvata come file PDF sul computer.
In conclusione, la gestione dei file e delle cartelle può risultare opprimente, ma con gli strumenti e le conoscenze giuste può essere un gioco da ragazzi. Che si tratti di spostare i file all’interno di una cartella, di salvare le e-mail o di eseguire il backup dell’account Gmail, i suggerimenti forniti in questo articolo vi aiuteranno a organizzare e gestire i vostri dati in modo efficace.
Per creare una cartella, procedere come segue:
1. Per prima cosa, navigare nella posizione in cui si desidera creare la cartella.
2. Fare clic con il tasto destro del mouse sullo spazio vuoto all’interno della posizione.
3. Selezionare l’opzione “Nuovo” dal menu a discesa.
4. Selezionare quindi “Cartella” dal sottomenu visualizzato.
5. Verrà creata una nuova cartella con il nome predefinito “Nuova cartella”.
6. Rinominare la cartella facendo clic con il tasto destro del mouse e selezionando “Rinomina”.
7. Digitare il nome desiderato per la cartella e premere “Invio”.
Per estrarre tutti gli indirizzi e-mail da Gmail, è possibile utilizzare un componente aggiuntivo di Google Sheets chiamato Email Address Extractor. Ecco come utilizzarlo:
1. Aprire un foglio Google nuovo o esistente.
2. Fare clic sul menu “Componenti aggiuntivi” e selezionare “Ottieni componenti aggiuntivi”.
3. Nella barra di ricerca, digitate “Email Address Extractor” e premete invio.
4. Fare clic sul pulsante “+ Free” per installare il componente aggiuntivo.
5. Concedere al componente aggiuntivo l’autorizzazione ad accedere al proprio account Gmail.
6. Nel menu “Email Address Extractor”, selezionare “Extract Email Addresses”.
7. Scegliere l’etichetta Gmail da cui si desidera estrarre gli indirizzi e-mail, oppure selezionare “Tutta la posta” per estrarre dall’intera casella di posta.
8. Fare clic su “Estrai e-mail” e attendere che il componente aggiuntivo termini l’operazione. I risultati appariranno in un nuovo foglio all’interno del documento Google Sheet.