Quando siete fuori ufficio, che sia per vacanza, per una conferenza o per qualsiasi altro motivo, è importante impostare una risposta automatica fuori sede per far sapere che non siete disponibili. Questo messaggio può essere inviato tramite e-mail, risposte fuori ufficio e persino tramite applicazioni di messaggistica istantanea come WhatsApp. Ecco alcuni consigli su come scrivere una risposta automatica efficace fuori sede.
Un messaggio fuori ufficio deve essere semplice e diretto. Dovrebbe includere le date di assenza, il motivo dell’assenza e chi contattare in caso di assenza. Si possono anche fornire informazioni su quando si tornerà e su qualsiasi altro dettaglio importante che le persone devono conoscere.
Cosa scrivere nel messaggio automatico di vacanza in inglese?
Se si va in vacanza, la risposta automatica deve includere le date in cui si starà via, chi contattare in caso di assenza e quando si tornerà. È inoltre possibile fornire informazioni sui contatti di emergenza e far sapere che non si controllerà la posta elettronica durante l’assenza.
Come si fa a dire a Outlook che sono in vacanza?
Per impostare una risposta automatica in Outlook, andare su File > Risposte automatiche. Da qui è possibile scegliere se inviare risposte automatiche a persone interne o esterne all’organizzazione. È inoltre possibile impostare le date di assenza e personalizzare il messaggio.
In un’e-mail per le vacanze, è necessario includere le stesse informazioni del messaggio fuori ufficio. Comunicate le date in cui sarete assenti, chi contattare in caso di assenza e quando tornerete. Si possono anche fornire informazioni sui contatti di emergenza e far sapere che non si controllerà la posta elettronica durante l’assenza.
Come funziona un autoresponder WhatsApp?
Un autorisponditore WhatsApp funziona rispondendo automaticamente ai messaggi quando si è lontani. È possibile impostare il messaggio in modo da includere le date in cui si sarà assenti, chi contattare in caso di assenza e quando si tornerà. Questa funzione è utile quando si è in vacanza o lontani dal telefono per un periodo prolungato.
In conclusione, una risposta automatica fuori sede efficace deve essere semplice, diretta e includere tutte le informazioni necessarie. Sia che stiate impostando un messaggio fuori ufficio, una risposta automatica per le vacanze o un autorisponditore WhatsApp, assicuratevi di fornire le date in cui sarete assenti, chi contattare in vostra assenza e quando tornerete. In questo modo le persone sapranno quando aspettarsi una vostra risposta e chi contattare se hanno bisogno di assistenza immediata.
Per impostare una risposta automatica agli SMS, è necessario andare nelle impostazioni del telefono e cercare l’opzione “Risposta automatica” o “Messaggio lontano”. Da qui è possibile personalizzare il messaggio che si desidera inviare come risposta quando si riceve un messaggio di testo mentre non si è disponibili. Assicuratevi che il messaggio sia breve e chiaro e che il mittente sappia quando aspettarsi una vostra risposta. È anche una buona idea testare la funzione di risposta automatica per assicurarsi che funzioni correttamente.
Per impostare un messaggio di uscita dall’ufficio su Outlook Web, procedere come segue:
1. Accedere all’account Outlook Web.
2. Fare clic sull’icona dell’ingranaggio nell’angolo in alto a destra.
3. Selezionare “Risposte automatiche” dal menu a discesa.
4. Attivare l’interruttore “Attiva risposte automatiche”.
5. Inserire il messaggio nella casella “All’interno della mia organizzazione”.
6. Facoltativamente, inserire un messaggio per le persone esterne all’organizzazione nella casella “Al di fuori della mia organizzazione”.
7. Impostare le date di inizio e fine delle risposte automatiche.
8. Fare clic su “Salva” per impostare il messaggio di assenza.
Per scrivere un’e-mail di assenza efficace, seguite i seguenti passaggi:
1. Iniziare con un saluto e rivolgersi ai destinatari.
2. Indicare il motivo dell’assenza e la durata prevista.
3. Fornire tutti i dettagli necessari, come ad esempio chi contattare in caso di assenza o come verranno affrontate le questioni urgenti.
4. Esprimere il proprio rammarico per gli eventuali disagi causati dall’assenza.
5. Concludere con una chiusura educata, come “Cordiali saluti” o “Cordiali saluti”.
Ecco un esempio:
Gentile [Destinatario],
Le scrivo per informarla che sarò fuori ufficio dal [Data] al [Data] a causa di [Motivo]. Durante questo periodo, non sarò disponibile a rispondere a e-mail o telefonate.
Se avete bisogno di assistenza immediata, contattate [Nome e recapito del collega o del supervisore]. Altrimenti, risponderò al vostro messaggio il prima possibile al mio ritorno.
Grazie per la sua comprensione e la prego di accettare le mie scuse per qualsiasi inconveniente che possa causare.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]