Dipende davvero dal vostro pubblico, dallo scopo e dal contenuto/lunghezza.
Se state scrivendo brevi memo, guide di riferimento o note di rilascio per sviluppatori e ingegneri, allora MS Word andrà benissimo, specialmente se si tratta di un documento di 10 o 20 pagine.
Tuttavia, più il documento è lungo, più MS Word inizia ad essere problematico e costoso a causa dei ben noti problemi nella numerazione delle sequenze e della mancanza di pagine master. Un documento Word di mille pagine, per esempio, può improvvisamente incasinare la numerazione dei paragrafi nel bel mezzo della pagina 500 e correggerla può diventare un affare pazzesco poiché la numerazione di Word è molto sensibile alle interruzioni di sezione e di pagina che corrono in un tipico documento Word. Correggete la numerazione in un punto e pensate di aver finito, finché non scoprite che i vostri numeri sono andati fuori posto in qualche altro angolo dello stesso documento.
Un altro problema di Word è la sua mancanza di funzionalità di sourcing singolo integrata. Ci sono applicazioni di terze parti come SmartDocs che permettono di generare più deliverable da un singolo set di file sorgente, ma è necessario utilizzare SharePoint per poterlo fare.
Un software più integrato e robusto sarebbe qualcosa come Adobe FrameMaker o Flare. Non ho usato personalmente Flare ma ne ho sempre sentito parlare bene nella nostra comunità di scrittura tecnica.
Ho decenni di esperienza con FrameMaker e posso dire con certezza che si possono generare documenti lunghi MIGLIAIA di pagine con FM e fornirà sempre risultati affidabili. È costruito su un paradigma di pagina principale, in modo da poter passare da un modello di pagina a un altro semplicemente assegnandolo a qualsiasi pagina che si desidera. Poi puoi generare un file di aiuto (HTML) da esso facilmente usando la sua applicazione sorella RoboHelp.
Per la corrispondenza in ufficio e la documentazione MS Office e Word andrebbero bene. Ma per generare lunghi documenti tecnici con tabelle, elenchi, e cambiare i modelli di pagina, sceglierei FrameMaker+RoboHelp o Flare.