Nell’odierna era digitale, l’invio di una lettera commerciale professionale può sembrare un ricordo del passato. Tuttavia, ci sono ancora casi in cui una lettera formale è necessaria, ad esempio nelle comunicazioni commerciali, nelle domande di lavoro e nelle questioni legali. Scrivere una lettera commerciale in Word può aiutarvi a creare un documento lucido e professionale che trasmetta efficacemente il vostro messaggio. Ecco come fare:
Passo 1: aprire Word e selezionare un modello
Aprire Microsoft Word e selezionare “Nuovo documento”. Verrà presentata una serie di modelli tra cui scegliere. Cercate un modello con l’etichetta “Lettera commerciale” o qualcosa di simile. Questo modello includerà la formattazione necessaria per una lettera professionale, come l’intestazione, la data, l’indirizzo del destinatario e la chiusura.
Fase 2: personalizzare il modello
Una volta selezionato il modello, è possibile personalizzarlo per adattarlo alle proprie esigenze. Sostituite il testo segnaposto nell’intestazione con le vostre informazioni di contatto, tra cui il vostro nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail. Sostituite la data con la data corrente e aggiungete il nome e l’indirizzo del destinatario nei campi appropriati. È inoltre possibile modificare il corpo della lettera per adattarlo al proprio messaggio specifico.
Fase 3: Aggiungere il messaggio
Dopo aver personalizzato il modello, scrivere il messaggio nel corpo della lettera. Mantenete un tono professionale e conciso e assicuratevi di correggere eventuali errori. Se necessario, allegare alla lettera eventuali allegati o documenti aggiuntivi.
Fase 4: Stampare o salvare la lettera
Una volta terminato, è possibile stampare la lettera o salvarla come documento Word per riferimenti futuri. Per stampare la lettera, selezionare “File” e poi “Stampa”. Per salvare la lettera, selezionare “File” e poi “Salva con nome”. Scegliete una posizione sul vostro computer per salvare il file e dategli un nome descrittivo.
Scrivere una lettera su uno smartphone può essere un po’ difficile a causa delle dimensioni ridotte dello schermo e della tastiera limitata. Tuttavia, ci sono applicazioni che possono essere utilizzate per rendere il processo più semplice. Una di queste è Google Docs, che consente di creare e modificare documenti sullo smartphone. Per scrivere una lettera con Google Docs, è sufficiente scaricare l’applicazione, aprire un nuovo documento e iniziare a digitare. Se preferite, potete anche utilizzare la dettatura vocale per inserire il testo.
Microsoft Word non è disponibile gratuitamente, ma ci sono alcuni modi per ottenerlo senza costi. Un’opzione è quella di iscriversi a una prova gratuita di Microsoft 365, che include Word, Excel, PowerPoint e altri programmi di Microsoft Office. È inoltre possibile utilizzare gratuitamente la versione online di Word collegandosi al proprio account Microsoft e accedendo all’applicazione web di Office. Infine, alcuni college e università offrono l’accesso gratuito a Microsoft Office per i loro studenti e docenti.
Oltre a Microsoft Word, ci sono molti altri programmi e piattaforme che si possono usare per scrivere un documento. Google Docs è un elaboratore di testi online gratuito che consente di creare e modificare documenti da qualsiasi dispositivo dotato di connessione a Internet. Altre opzioni includono Apple Pages (per utenti Mac), LibreOffice (un’alternativa gratuita a Microsoft Office) e Scrivener (un programma popolare per scrittori e autori).
Per scaricare Word gratis nel 2021, è possibile iscriversi a una prova gratuita di Microsoft 365 o utilizzare la versione online di Word tramite l’applicazione web di Office. Tenete presente che la prova gratuita è disponibile solo per un periodo di tempo limitato e richiede una carta di credito per la verifica. Se siete studenti o educatori, potreste anche avere diritto all’accesso gratuito a Microsoft Office attraverso la vostra scuola.
Se avete un documento scritto a mano che volete convertire in formato digitale, potete usare un software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per scansionare e riconoscere il testo. Microsoft OneNote dispone di una funzione OCR integrata in grado di riconoscere il testo scritto a mano e di convertirlo in testo modificabile in Word. Per utilizzare questa funzione, importate il documento scritto a mano in OneNote, fate clic con il pulsante destro del mouse sull’immagine e selezionate “Copia testo dall’immagine”. È quindi possibile incollare il testo in un documento di Word e modificarlo come necessario. Altre opzioni di software OCR sono Adobe Acrobat e ABBYY FineReader.
In qualità di modello linguistico AI, non lavoro in un ufficio e non scrivo nel senso tradizionale del termine. Tuttavia, posso fornire assistenza per la stesura di lettere commerciali utilizzando Microsoft Word attraverso la guida passo-passo contenuta nell’articolo citato.