Il "miglior" software wiki è quello che ha tutte le caratteristiche della tipica soluzione simile a wikipedia e migliora le limitazioni inerenti ai wiki. Consideriamo le caratteristiche di una soluzione simile a wiki che affronti le limitazioni.
- Ricerca universale
- Formato di conoscenza
- Integrazioni o compatibilità con strumenti esistenti
- Verifica
- Scalabilità
- Accessibilità
- Editor robusto
- Rapporti e analisi
- Sicurezza
Immergiamoci in ogni elemento per fornire un po' più di contesto.
Ricerca universale - La ricerca è probabilmente la caratteristica più importante per una base di conoscenza. Senza una robusta funzionalità di ricerca, lo strumento è carente fin dall'inizio. Per universale, intendo che la capacità di ricerca va oltre il negozio di conoscenza. Per esempio, potreste usare Confluence o Google Drive per memorizzare le vostre conoscenze. Idealmente, la vostra soluzione di base di conoscenza può cercare da ovunque il vostro team lavori. E spesso questo include il browser e Slack. Questo limita il cambio di applicazione.
Formato della conoscenza - Un'altra considerazione importante è come la conoscenza sarà consumata. Considera questi scenari di ricerca della conoscenza:
- Cercando un indirizzo dell'ufficio (e altre domande frequenti) - il miglior formato è uno snippet di testo semplice o una nota
- Conoscenza istruttiva - il miglior formato è un video
- Dati - il miglior formato è in documenti, fogli di calcolo, presentazioni
- Modelli - il miglior formato è in documenti digitali
Non metteresti una domanda frequente (come un indirizzo dell'ufficio) in un video invece di uno snippet/note. E non metteresti un tutorial in un foglio di calcolo piuttosto che in un video. La vostra base di conoscenza deve essere abbastanza flessibile da accogliere quanti più scenari possibili.
Integrazioni - Sono finiti i giorni in cui i team usavano solo Microsoft Office nel loro flusso di lavoro. Ora usiamo browser, Slack, G-Suite, Dropbox, Confluence, Zendesk e la lista continua. Qualunque sia il resto del vostro stack, idealmente è compatibile con il resto della soluzione dello strumento di conoscenza che avete scelto.
Verifica - La conoscenza può occasionalmente cambiare o essere superata. Tutti abbiamo bisogno di promemoria per mantenere le cose accurate, al fine di garantire che i membri del team non vengano bloccati da un pezzo di conoscenza imprecisa. La vostra soluzione di conoscenza dovrebbe fornire un feedback agli amministratori della conoscenza per assicurare l'accuratezza.
Scalabilità - Questo può essere interpretato in un paio di modi diversi. Scalabilità può significare che la vostra base di conoscenza può essere rivista e modificata facilmente, dal flusso di lavoro del team. Così, man mano che le lacune di conoscenza vengono identificate, chiunque nella squadra può aggiungere alla base di conoscenza rapidamente e senza molto sforzo. Scalabilità può anche significare che mentre la vostra organizzazione cresce e le vostre esigenze si evolvono, la vostra base di conoscenza è ancora adatta. Molte aziende iniziano con alcuni documenti in Confluence o Google Docs, poi superano il caos di un'unità condivisa disorganizzata di conoscenza. Una soluzione ideale per la base di conoscenza può adattarsi alla crescita organizzativa, in modo che quando si aggiungono strumenti come un software di ticketing per il service desk IT o uno strumento di customer service desk, tutto ciò che si è investito nella vecchia conoscenza non vada perso.
Accessibilità - Se il vostro team deve sempre aprire Confluence o cercare Google Drive ogni volta che hanno bisogno di trovare un pezzo di conoscenza, questo finisce per provocare un sacco di cambio di applicazione. I lavoratori della conoscenza passano un sacco di tempo in strumenti come Slack o il browser. Affinché la conoscenza sia accessibile, dovrebbe integrarsi con queste tecnologie per limitare il tempo sprecato nella transizione tra le piattaforme.
Robusto Editor - La conoscenza non è più solo parole. Può includere rich text, markdown, immagini, GIF, video, audio, embed e chissà cos'altro. Se l'editor della tua base di conoscenza non ha tutto questo, non è sufficiente.
Reporting e analisi - Questo è il punto in cui una soluzione di conoscenza passa ad un altro livello, specialmente per gli amministratori. Gli strumenti di reporting e di analisi aiutano gli amministratori a identificare dove esistono lacune di conoscenza, dove appaiono modelli di domande frequenti e aiutano gli amministratori a identificare se i dipendenti stanno addirittura utilizzando la base di conoscenza! Senza analisi, gli amministratori saranno lasciati a indovinare su come il loro team può essere servito al meglio.
Sicurezza - I dati della vostra azienda sono al sicuro? Spero di sì. Sono i vostri dati. Scegliete la soluzione che protegge la proprietà intellettuale della vostra azienda e non ne fa copie non protette altrove.
Con tutti questi elementi considerati, penso che la soluzione software wiki di Obie affronti tutti questi problemi con un approccio molto attento sia al flusso di lavoro dei dipendenti che alle esigenze degli amministratori che implementano la soluzione.